Workflow Management Plattform

Herausforderungen unserer Zeit

Es gibt viele durchaus plausible Erklärungen für die stetig wachsenden Datenmengen. Unstrittig ist indes die Tatsache, dass wir mit immer mehr Daten fertig werden müssen.
Rechnungen, Angebote, Briefe, E-Mails, Notizen – täglich erstellen und erhalten Unternehmen eine Vielzahl von Dokumenten. Ganze 30 Prozent der Arbeitszeit verwenden Mitarbeiter damit, sich durch den Dschungel an Schriftstücken zu wühlen, um die gewünschten Informationen zu erhalten.
Ein gutes Beispiel dafür ist der Rechnungseingangsprozess, den es in jedem Unternehmen gibt. Die Komplexität und Vielfalt der Prüf- und Genehmigungsverfahren bremsen immer wieder die Digitalisierung des Rechnungseingangs aus.

Die Folge: Viel manueller Aufwand für alle Beteiligten, Rechnungen bleiben in der Urlaubszeit zu lange unbezahlt liegen, Skonto-Fristen verstreichen.
Mit vielfältigen Möglichkeiten der Workflowmanagement Plattform von Accantum können z. B. Rechnungen direkt nach dem Posteingang in das Dokumentenmanagement übernommen und dort automatisiert an die definierten Freigabe- und Zahlungsprozesse im Unternehmen übergeben werden.
Ausgelesene Rechnungsdaten können für die weitere Verarbeitung genutzt und so beispielsweise im DATEV Format zur Verfügung gestellt werden. Die Suche nach relevanten Informationen wird gleichzeitig auf das Minimum reduziert.

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DSGVO

Die ausgeklügelte Rechte-Rollenverwaltung stellt sicher, dass die personenbezogenen Daten in der Workflowmanagement Plattform sicher geschützt sind.

GoBD

Werden Sie mit der Accantum Workflowmanagement Plattform GoBD konform und erfüllen Sie sehr einfach die Pflichten der ordnungsgemäßen Buchführung.

DATEV

Binden Sie Ihre Accantum Workflowmanagement Plattform an DATEV Unternehmen online an und automatisieren Sie die Belegübergabe über Ihren Steuerberater.

Microsoft 365

Profitieren Sie von immer mehr Möglichkeiten der Workflowmanagement Plattform in Verbindung mit Microsoft 365.

Ressourcen

Nutzen Sie die WMS Plattform von Accantum in der deutschen Cloud oder in Ihrer Onpremise Umgebung. Die Lösung ist multimandantenfähig und versteht branchenübergreifende Formate wie ZuGFERD.

Automatische Belegerfassung

Um wiederkehrend anfallende Belege wie Lieferscheine oder Rechnungen schnell und automatisiert zu verarbeiten, bietet Accantum mit dem Capture ein Modul, das diese Belege erkennt und relevante Informationen (Belegkopfdaten/Positionsdaten) ausliest. Die aufwändige manuelle Erfassung entfällt. Belegdaten wie Nummer oder Betrag werden automatisch “befüllt” und stehen für die Weiterverarbeitung und Recherche zur Verfügung.
Accantum bietet Ihnen die maximale Flexibilität, wenn es um die digitale Erfassung Ihrer Eingangsdokumente geht.
Dokumente können aus unterschiedlichsten Quellen wie Papier, E-Mail, Scann, ZUGFeRD, XML oder PDF automatisiert vom System verarbeitet werden.

Sekundenschnelle Datenverarbeitung

Accantum Capture klassifiziert Ihre Belege voll automatisch und extrahiert zeitgleich prozessrelevante Daten. Während Ihre Dokumente GoBD und DSGVO Konform archiviert werden, übergibt das Capture die extrahierten Daten zuverlässig an die vorher definierten Workflows. 

Sekundenschnelle Datenverarbeitung – statt zeitaufwändige manuelle Rechnungserfassung!  

Einfache Rechnungsprüfung und -freigabe

Nach der automatischen Datenerfassung folgt ein mehrstufiger Prüfungs- und Freigabeprozess durch die jeweiligen verantwortlichen Mitarbeiter. Abhängig von Lieferanten können unterschiedliche Sachbearbeiter den entsprechenden Belegen zugewiesen werden. Digitale Prozesse sorgen für minimale Liege-/Bearbeitungszeiten und mehr Transparenz. 

Verpassen Sie nie wieder eine Skontofrist! 

Kontierung mit wenigen Klicks

Die intelligente Workflow Engine von Accantum bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit, Ihre Rechnungen positionsgenau zu kontieren, sondern diese auch mit weiteren Informationen und Daten anzureichern, die für die spätere Weiterverarbeitung relevant sein können.

Rechnungskontierung mit wenigen Klicks statt langen Kontierungsstempeln!  

Visualisierung mit Power BI

Von der Eingangsrechnung zur qualifizierten Datenauswertung –  die interaktive Visualisierung Ihrer Daten unterstützt Sie bei der zielgerichteten Planung, Steuerung und Kontrolle Ihrer Finanzdaten.

Behalten Sie alle Zahlen im Blick!

Integration in Microsoft Teams

Lassen Sie sich per Microsoft Teams über Ihre Rechnungsfreigabe benachrichtigen statt klassisch per Email.

Weitere Schnittstellen

Ob es um die Verbuchung im ERP-System, den Zahllauf in der FiBu oder andere weiterführende Unternehmensprozesse geht, Accantum bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Anbindung an Ihre Fachanwendungen. Weitere Informationen zu den Schnittstellen auf Anfrage.

Ihre Vorteile:

Transparenz

Alle Dokumente werden an einem zentralen Ort abgelegt und Projekten, Kunden oder Aufträgen spezifisch zugeordnet. Informationen sind so jederzeit im Zusammenhang und nicht nur isoliert abrufbar.

Geschwindigkeit

Über die komfortable Suchmaske rufen Nutzer die gespeicherten Dokumente in Sekundenschnelle ab. Kostspielige Suchzeiten und Doppelablagen entfallen so.

Archivierung

Mit dem DMS können Dokumente revisionssicher archiviert werden. Insbesondere bei steuerrelevanten Informationen sowie bei Urkunden und Verträgen ist das enorm wichtig.

Rechtevergabe

Auch wenn Dokumente zentral gespeichert werden, so lassen sich doch für alle Daten oder Kategorien von Dokumenten Sicherheitsfreigaben zuweisen.

Das meint unser Process Automation Experte:

Die Accantum Workflowmanagement Plattform (WMS) ist eine sehr gute Lösung, um unterschiedliche Geschäftsprozesse in einem Unternehmen zu digitalisierenDabei ist die in Deutschland entwickelte Software sehr skalierbar und kann auf Kundenwünsche stark angepasst werden.“ 

 

Roman Galwas
Division Manager Process Automation

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